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Buchungsabläufe in einem modernen Büro

In einem modernen Büro fallen eine Vielzahl an Buchungen an. Dabei hängt es natürlich auch davon ab, wie groß das Unternehmen ist, in welcher Menge Rechnungen erstellt, Waren eingekauft werden müssen und dergleichen mehr. Vielerorts müssen beispielsweise Zahlungseingänge überwacht und bei Bedarf Mahnungen verschickt werden. Neben der Finanzbuchhaltung ist auch die Lohnbuchhaltung ein weiteres Feld. Sehr oft wird die Lohnbuchhaltung aber auch ausgelagert und beispielsweise von Steuerberatungskanzleien mit erledigt. Insgesamt gesehen ist die Buchhaltung für verschiedene Geschäftsvorfälle zuständig.

Buchungsstempel
Bild: © stempelservice.de

Grundsätzliche Unterschiede

In Unternehmen unterscheidet man zwischen der Finanz- und der Lohnbuchhaltung. Bei der Finanzbuchhaltung werden sämtliche Vorgänge, die auf Zahlen basieren, dokumentiert. Zu den weiteren Aufgaben der Finanzbuchhaltung gehören unter anderem die Erstellung und Prüfung von Rechnungen. In größeren Unternehmen wird zudem noch zwischen der Kreditoren- (eingehende Rechnungen) und der Debitorenbuchhaltung (ausgehende Rechnungen) getrennt. Zu den Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung gehört - wie schon der Name besagt - die Abrechnung von Gehältern und Löhnen. Hier sind sämtliche Sozialleistungen - zu denen die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge - zum Abzug zu bringen und die entsprechenden Gelder an die jeweiligen Institutionen weiterzuleiten. Für die Abrechnung anfallender Spesen, aber auch von Einmalzahlungen wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld sowie von Zusatzgratifikationen, sind die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung ebenfalls zuständig.

Die materiellen Güter werden in der Anlagen-Buchhaltung registriert und sind korrekt abzuschreiben. Mitarbeiter der Buchhaltung sind aber auch für die Erstellung verlässlicher Zahlen zuständig, die an die Geschäftsleitung übermittelt werden.

Was fällt genau in den Bereich der Buchhaltung?

Bei der Buchhaltung werden sämtliche anfallenden Geschäftsvorfälle dokumentiert, welche letztendlich das Vermögen des Unternehmens betreffen. So werden hier beispielsweise sämtliche Einnahmen, Materialeinkäufe, Kredite, Abschreibungen sowie Lohnkosten festgeschrieben. Aber auch die Rechnungsstellung gehört zu den Aufgaben der Buchhaltung. Während in größeren Unternehmen oft separate Abteilungen geschaffen werden, die sich um die Buchhaltung kümmern, übernehmen dies in KMU meist ein oder zwei Angestellte, die unter Umständen auch noch für andere Bürotätigkeiten herangezogen werden. Generell gilt, dass jeder Unternehmer und Freiberufler eine Gewinnermittlung durchführen muss. Entweder erfolgt dies im Rahmen einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (Freiberufler, Gewerbetreibende und landwirtschaftliche Betriebe) oder durch die Doppelte Buchführung (sämtliche anderen Unternehmensformen).

Im Rahmen der doppelten Buchführung wird zwischen den beiden Konten Soll und Haben unterteilt. Dabei werden sämtliche Geschäftsvorfälle inklusive der dazugehörigen Belege tagesaktuell erfasst und direkt auf die jeweiligen Konten verbucht. Damit diese Posten auf den Dokumenten richtig vermerkt werden und für jeden, der diese Unterlagen später einmal in die Hände nimmt, ersichtlich sind, ist es sinnvoll, Buchungsstempel einzusetzen. Auf deren Stempelplatten befinden sich unter anderem Felder für das Soll- und das Haben-Konto. Eine große Auswahl an Buchungsstempeln ist beispielsweise in den Online-Shops von www.stempel-fabrik.de und www.stempelservice.de zu finden und kann dort direkt bestellt werden. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, für das eigene Unternehmen neue Buchungsstempel anfertigen zu lassen.

Auch Freiberufler können sich genau wie Unternehmen für die Nutzung von Buchungsstempeln entscheiden. Wer über das Jahr hinweg viele Zahlungsein- und -ausgänge verzeichnet, kann sich mit den Stempeln die Arbeit wesentlich erleichtern. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, sollte auf die Stempel trotzdem nicht verzichten, müssen die entsprechenden Daten doch oft erst ins System eingeben werden. Dabei können die Buchungsstempel die Arbeit enorm erleichtern.

Viele Unternehmen sind mittlerweile dazu übergegangen, ihre Buchhaltung auszulagern und damit eine Steuerberatungskanzlei zu beauftragen. Aber auch in diesem Fall müssen einige Vorarbeiten geleistet werden, um dem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern und so auch dessen Kosten zu senken. So ist es beispielsweise sinnvoll, sämtliche Belege zumindest tagesaktuell zu sortieren, abzuheften und zu verbuchen.

Jede Buchung nur mit Beleg

In den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind die Vorgaben für die korrekte Buchführung gesetzlich festgeschrieben. (siehe auch hier) Insgesamt unterteilen sich die GoB in die folgenden drei Bereiche:

Nur wenn ein Beleg vorliegt, darf eine Buchung erfolgen. Dabei sind die Belege vollständig, so schnell wie möglich sowie in fortlaufender Reihenfolge sowohl zu dokumentieren als auch abzulegen (Organisationsgrundsätze). Dabei müssen die Buchungen sowohl klar, jederzeit nachprüfbar, vollständig und transparent sein. Zugleich ist zu gewährleisten, dass die dazugehörigen Belege gut lesbar sind (Buchungsgrundsätze).

Eine Präzisierung der GoB stellen die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) dar. Hier liegt das Hauptaugenmerk auf der datenverarbeitungsgestützten Buchführung. Die GoBS regelt unter anderem, ob und wie Belege eingescannt werden dürfen, aber auch, wie diese abschließend abzulegen sind.

Informationen zu Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher

Die Buchhaltung selbst unterteilt sich in drei Arten von Büchern. Dabei handelt es sich um das

Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Für jeden Geschäftsvorfall wird eine eigenständige laufende Nummer vergeben. Zugleich müssen das Datum, der Gesamtbetrag, der Verweis auf den Beleg, Angaben zum Geschäftsvorfall, das Sollkonto und das Habenkonto vermerkt werden. Damit dabei die Übersicht gewahrt bleibt, ist es sinnvoll, auf die bereits erwähnten Buchungsstempel zurückzugreifen. Zugleich dient das Grundbuch als Grundlage für Übertragungen der jeweiligen Buchungen in das Hauptbuch.

Im Hauptbuch selbst sind alle Sachkonten aufgeführt. Hier werden die Geschäftsvorfälle rein unter sachlichen Gesichtspunkten in die jeweiligen Konten verbucht. Aus dem Hauptbuch bzw. dessen Abschluss ergeben sich sowohl die Bilanz als auch die Gewinn- und Verlustrechnung. Besonders der Jahresabschluss ist für die Bilanzbuchhaltung von enormer Wichtigkeit, stellt er doch die Grundlage für die Berechnung verschiedenster Steuern (u. a. Gewerbesteuer, Körperschafts- und Einkommenssteuer) dar. Zugleich bietet er Banken, Investoren und Anteilseignern wichtige Informationen.

Oft gibt es in Unternehmen mehrere Nebenbücher, die dazu dienen, die Hauptbuchkonten detaillierter zu erläutern. Zu den bekanntesten Nebenbüchern gehören das Kontokorrentbuch, das Kassenbuch und das Warenbuch. Im Kontokorrentbuch werden beispielsweise Angaben zu Herstellern bzw. Lieferanten und Kunden eingetragen, das Kassenbuch enthält sämtliche Bargeldbewegungen und das Warenbuch sämtliche Warenein- und -ausgänge.

Unterschiedliche Konten

Bei Unternehmen wird zwischen Bestands- und Erfolgskonten unterschieden. Jedes Konto beinhaltet dabei sowohl eine Soll- als auch eine Habenseite. Auf der Sollseite werden die Forderungen, die ein Kunde an das Unternehmen zu entrichten hat, eingetragen, das Haben hingegen führt die Verbindlichkeiten es Unternehmens auf.

In den Bestandskonten werden Güter- und Geldbestände aufgeführt. Zugleich erfolgt hier noch einmal eine Unterteilung in aktive und passive Bestandskonten. Während die aktiven Bestandskonten (Aktiva) das Vermögen enthalten, führen passive -konten die Verbindlichkeiten auf. Wo das Eigen- und Fremdkapital herkommt, ist in den passiven Bestandskonten (Passiva) aufgeführt. Zugleich enthält das Passiva unter anderem Informationen zum Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Rückstellungen.

Erfolgskonten unterteilen sich wiederum in Aufwandskonten und Ertragskonten. In den Aufwandskonten werden unter anderem Eigenkapital-Minderungen, Personalkosten, Abschreibungen und Materialabgänge registriert. Wird beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten beglichen, zählt dies nicht als Aufwand, sondern als Verbindlichkeit, die auf der Haben-Seite des aktiven Bestandskontos zu verbuchen ist. In den Ertragskonten werden sämtliche Wertzuflüsse, die zu einer Erhöhung des Eigenkapitals beitragen, verbucht.

Bei einer falschen Buchung muss eine Korrekturbuchung erfolgen. Dazu kommt der gleiche Buchungssatz zur Verwendung, nur dass dieser jetzt auf der gegenüberliegenden Kontoseite eingetragen wird. Eine Löschung falscher Buchungssätze ist nicht statthaft.

Buchhaltungssoftware nahezu unerlässlich

Ein Jahresabschluss wird - wie schon die Bezeichnung sagt - nur einmal im Jahr angefertigt. Andere Arbeiten wiederum fallen nahezu tagtäglich an. Natürlich kann man mit der Erfassung der Belege und der gesamten Buchhaltung auch einen Steuerberater beauftragen. Dieser rechnet aber in der Regel einen Stundensatz ab, was die Kosten natürlich deutlich erhöht. Die Mitarbeiter des Steuerberaters werden auch oft Fragen zu den einzelnen Belegen stellen, da sie sich mit den Gepflogenheiten des Unternehmens nicht so gut auskennen wie dessen Mitarbeiter. Deshalb ist es sehr sinnvoll, die tagesaktuelle Buchhaltung selbst vor Ort zu erledigen. Dazu leistet eine Buchhaltungssoftware gute Dienste.

Auch der Steuerberater arbeitet mit einer Buchhaltungssoftware. Da die meisten Belege sehr häufig vorkommen, geht auch den Mitarbeitern des eigenen Büros die Eingabe der Daten schnell von der Hand. Die mit der Software registrierten Zahlungen werden an den Steuerberater übermittelt, der sie kontrollieren und Rückmeldung geben kann. Viele Steuerberater zeigen ihren Klienten auf Wunsch, wie sie die Belege sortieren und mit der Software erfassen sollten. Die korrekt erfassten Daten können dann sofort zur Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt weitergereicht werden. Zum Ende des Jahres kann der Steuerberater dann mit den Buchführungsdaten den Jahresabschluss und die Steuererklärungen anfertigen.

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